仕事のやりとりはやっぱりメールが楽!アプリ吹き出しはちょっとね・・(個人意見)

突然ですが。

仕事時のText機能使用について改めて思うことが・・・・

 

それは・・・

仕事連絡を、全てapp経由📲でやり取りするのは面倒っちいよね!😅

 

こう思ったのも、少し前のお仕事上での経験からのお話しなんですが。その際に、連絡やり取り中に微妙なストレスを感じてしまったんですよね。

で、その時の気持ちをネタとして軽く書き留めてたんだけど、このところ忙しかったんで、かなりブログ放置してました。時間を経て今更UP。😅

 

でも、「何がストレスの理由なんだろう?」と。だって別に、私もapp経由で仕事トークは時々するしね。appが理由ではないと思うんだが。

で、よくよく考えてみたら、仕事のプロセス上の「全て」をそのプラットフォーム上でやりとりすることに、ちょっと面倒くさくなったみたいです。つまり、『appで対話的にフル仕事トーク!〜オファーからコンプリートまで〜』が原因でした。

 

例えば・・・

 

(📱appの中の吹き出しをイメージしてください。)

>今、メールでファイル送ったよ〜

>>OK、確認しとくね!

>よろしく〜

(僅かなスキマ時間)

>チェックしたよ!おお、いいじゃん!でも、あそこをこうするともっと良くない?

>URL

>>ああ、いいね!

>>・・・じゃあ、こんな感じはどう?

>>URL

>Good!それで行こう!また後で修正したファイルをメールに送っとく!

 

こういうのはよくあるんですよ。いや、アリでしょう👍

その方が話しが早いから!

個人的には、タイプする時間が面倒なので「電話した方が早くね?」とは、常々思うんだけど。ヤボは言わず、そこは全然、現代に馴染んでますよ、私も!

 

んが、しかし!

 

仕事のオファーやギャラの大事なやり取りなどなど・・

はたまた、重要なファイル送信などなど・・・

 

これはメールでやろうぜい!涙

・・・と、思うんだけど、どうだろう。

時代的に、今更メール的な感じ?

 

もちろん、Eメール限定を指すわけでなく、場合によってはプラットフォーム上で全てやり取りすることも多くなりましたけど、仕事の詰めの話しの場合、形式的にはちょっとメール文体っぽくはなるじゃないですか?ある程度文章軽くまとめませんか?

「吹き出し」で対話式にやりとりはあまりないと思うんですが・・・

 

ちなみに、オファーからコンプリートまでフルで「吹き出しやり取り」した相手は、外国の方ですが、私のお仲間グループではなく、完全別の某ビジネスの相手ですので、私のブログに登場しているような方々ではありません。

 

逆に、みなさまに聞きたい。

現在の社会では、仕事のオファーとか重要な内容のやりとりって、app経由で対話的に連絡やりとりします?

 

「する」「普通」なのであれば、やっぱ、私の感覚が古いのかもしれないな。ごめんね。😅

 

今回の話しは、app経由でのビジネストークによる「情報漏洩の懸念」という面の話しではなく、「やりとりが早そうで実は時間かかってんじゃないの?」的な内容のことです。

 

何が問題なのかという問題について

 

何が問題なのかというと。appでダイレクトトークすると、話しがややこしくなるんですよね。(苦笑)

 

順番に話そうと思ってたことが、途中で「スポッ!」と抜けてしまって、その段取りよりもっと先の話しに進んでしまったりするので。

 

 

まずは「メール」から例を出してみます。

 

設定:固すぎる雰囲気や、がっちりのビジネスメールではなく「そこそこフランクな感じの仲という体」です。

 

依頼主から届いた仕事のメール(詳細や日程確認など)へ対し、私がお返事するということで、例にあげます・・・と、思いましたが、メール文章を書いても仕方ないので、パラグラフ説明みたいな感じでいきます。

 

長いので飛ばしてもOKです!😅

 

Re:

P1 

Hi 〇〇,

Glad to hear from you. How’s it going? Anyway thanks for your lovely messages ・・・等、依頼主の名前を呼ぶところから入り、改行→あいさつと、出だしは近況なんかをちょこっと入れ、その後にお仕事依頼のお礼を述べて大体2〜3行書きます。お会いしたことない関係だと「Dear 〇〇」で入ったほうが丁寧かも。

 

P2

軽く挨拶した後に、依頼内容に対しての返事を書きます。受け入れる時は「I’d like to …..」 、断る時は、「I’d like to but….」から、断る理由へ。近い友達なら「I will take it!」「Sorry, because…」と簡潔でもOKです。また、依頼内容を復唱しておいた方がいいかもしれません。自身がオファー内容を理解しているかどうかを相手に示しておきます。特に母国語外の会話では重要です。また、不安面や何か質問があれば、ここで伝えておきます。間違ってたら再度説明してくれますしね!

 

P3-a

パラグラフ3-aでは、スケジュールの確認です。相手の投げた日程に対しての可・不可。大事なことですが、デッドライン(締切)は必ず確認です。例えば制作系の依頼で「もういつでもいいよ好きな時にやって!」という、よほどの内容や依頼主でない限り、デッドラインを曖昧な感じで伝えてくる依頼はやや危険・・というか、かなり危険です!(その企画自体が倒れる可能性が高い)または、依頼主の気分で二転三転して期日を突然煽られたりするかもしれません。はっきりと期日を示す人=信用度高です。そのためには、自身の予定もしっかり伝えることです。

 

P3-b

パラグラフ3-bは、ギャラの同意です。その金額でオッケーかどうか。でも、先方から最初の連絡でギャラの提示がなければ、あえて一回目のレスで書くといやらしいので、やめた方がいいのでこのP3-bは不要です。基本的には海外では、ギャラの提示は一番最初に依頼主の方から必ずあります!(日本の場合は最初からは下世話な話しになるかもしれず、難しそうだよね)取り急ぎ、最初に提示があった場合は、そこに同意または意見をすることは大事です。

 

P4 (Conclusion)

先方の提示に対してを返答したら、サクッと文章を締めましょう。Looking forward to it, とか、Hope to hear from you〜とか、ラフな相手ならばKeep in touch, でもいいですし。日本語で「楽しみにしてます。」「何かありましたらご連絡ください。引き続きよろしくお願いします。」みたいな部分ですね。

〇〇 ←そして自分の名前で〆る。

 

・・・と、こんな感じで、なんだか説明ばかりになりましたが。

大体、5〜8行くらいでまとめる感じです。

途中で相手に質問したり、ギャラ面などの交渉をするとしたら、10〜15行くらい行くかも?

通常のレポート構成と変わりありません。

 

ただ、あまり丁重に長々と書きすぎると、相手が完全に英語が母国語ならばまだ良いのですが、相手も英語が第二言語の場合は、所謂和製英語と同じで相手の解釈が異なる場合もあったり、相手がその言葉を知らなかったりするかもしれません。シンプルかつ共有できるような、万人に通ずる読みやすい英語の方がいいと思います。

 

少し話しがズレますが、初めてやりとりする相手に「Nice to meet you」と、送る人がたまにいるのですが、要りません。普通に「Hi, I am 〇〇 from 〇〇…」(名前、そしてfrom〜は、会社名とか、職業とか、国籍など自分を伝えやすくする言葉を)の、簡潔な自己紹介で大丈夫です。

 

「Hello. My name is 〇〇, nice to meet you.」と、メールで入る人もいるかもしれませんが、この文体は、どこかでよく見た?定型文ですよね。

Nice to meet youって、「はじめまして」という挨拶表現のひとつとして、私たちは小さな頃に学んできたわけですが、「Meet」って「会う」という意味です。

「会えて嬉しいよ!」という意味なんで、はじめて会った相手に限らず、久しぶりに会った友達にも「Nice to meet you!」厳密には「Nice to see you again!」と、言うのは普通ですし、「Nice to meet you anyway!(とにかく会えてよかった)」と、別れ際にもかける挨拶です。

 

「メール」なんで・・・そこで「会えて嬉しい」は、何か違和感ありますよね・・だって、会ってないので。😅

とはいえども、「Nice to meet you」という書き出しのメールをもらったことがないか、といえば、そんなこともなく、数回はあります。でも、全て英語圏外の外国の方でした。

 

あと、Nice to see you here(ここであえて嬉しい)とかは書くことはたまにあるかな。プラットフォーム上で会えて嬉しいよ、みたいな意味でね!

 

とりわけ、日本の場合は「Nice to meet you=はじめまして」と解釈し、「Hello, my name is 〇〇.Nice to meet you.」「I am fine thank you and you?」という挨拶が義務教育時代に植え付けられているところはありますから、難しいことは抜きにしても、あえてこの定型文を忘れて自由に話す(書く)方がいいかもしれません。

 

本来は、もっと丁寧なビジネス文体ですが、英語はいろんな方が使う共通語なので、メール相手の英語の理解度が100%とは想定しない方がいいかな、と思いますので、ラフでいいんじゃないかなと個人的には思います。

 

 

でもね!

例えこの程度のシンプルなメールでも、伝える項目を押さえていれば、このメール1通で、仕事のやり取りには事足りるわけですよ。

しかも、一回送るだけですよ!

それで相手にこちらの様子が伝わりますし、これが逆に相手からの依頼でも、要望や質問、予定や締切、内容に対してのギャラ提示・・などなど、まとめて頂ければ、スムーズにこちらに詳細が伝わります。お互いに返答もしやすいです。

 

そして、ちょっとお互いに考える時間もあるので、しっかり考えた上で、正しい内容を見直して、正しい返答で送れる。文字のやりとり故の語弊も、見直しができる時間があることで、かなり減ると思うんですよね。

 

何より、内容を再確認したかったり何かあった場合に、後々検索が楽だし、仕事別のフォルダにまとめられるしね。Laptop作業してる時なんかは、メールだと資料として見直すのもスグ!なので、とっても楽。

 

私の知る限りですが、どんな外国の方でも、お仕事の依頼や、それが仲間同士でも仕事の詳細のやり取りはやっぱりメールです。

Textでやり取りしていても、肝心な話しに差し掛かると「詳細とファイル送るからメールアドレス教えてくれる?」と、聞いてきます。

 

しかし、これが「やあ、まいど!😀」みたいな感じで、最初からチャット的に「吹き出し」で依頼が来てしまうと、大事なことを双方確認し合う前に、余計な雑談をしてしまい、肝心な部分が曖昧になってしまうわけです・・

 

「まず要件伝えよう!」という意思がお互いにあるわけなので、自分の要件が単発会話で先走ってしまうと、相手が続けて内容を送ろうとしてるところに横入りしてしまったり、逆も然りで。あるいは、同時送信で、内容が前後してしまったり。笑

 

うまくやりとりできても、後で「何だっけ?」と思い返したい時に、どこを見て良いのやら、どの辺で話したのやら・・・

 

メールで送れば1回でうまく、イントロからコンクルージョンまで説明できるところが、口語的やりとりだと「すぼっ」と、どこかが抜けてしまったりするわけです。

 

と、言うよりもまず、何度もレス送るの面倒臭い。一回で終わらせたい。

 

仕事の肝心な詳細は、一回でメールなり何なり、まとめて一発でもらったほうが面倒臭くないな〜と思った、というだけの話しでございました。😅

 

ちなみに、吹き出しだけでやり取りすると、どうなるかというと・・こんな感じ。↓

 

app上でざっくりとした依頼のTextを受信していた私が、それに返答を返すところから行ってみます。順番は私から行きます。

 

実際は英語やりとりなのを日本語で行きますんで、フランクかつちょっと大袈裟な表現してますが、ご愛嬌にてお願いします。

 

ハレルヤ
こんにちは、〇〇さん。お久しぶりです!連絡ありがとう。
ハレルヤ
もちろん、喜んで協力したいと考えてます!😆
ハレルヤ
お引き受けする前に、予定を確認したいのですが、締切っていつ?
ハレルヤ
即納の必要があるなら、時間ある時に詳細のメールください。では、よろしくお願いします!
依頼人
やあ!レスポンスありがとう!
ハレルヤ
こちらこそ!予定立てたいので、まずはスケジュールわかりますか?
依頼人
元気でやってる?引き受けてくれて嬉しいよ!ありがとう!😘
ハレルヤ
どういたしまして!うん、ぜひ!と思ってるんだけども、直近で少し急ぎの仕事があるので予定立てたいです。期日教えてください。
依頼人
ギャラはどれくらいがベスト?🤗
依頼人
〇〇くらいでどうかな?
ハレルヤ
わお!ありがとう。いや、その前に、締切と内容についてもう少し詳しく確認したいんだけど・・・
依頼人
後でファイルを送るよ!他にもいくつかお願いしたい仕事あるから、とにかく引き受けてくれて嬉しいよ!🙂
ハレルヤ
うん、ありがとう!正式にお引き受けするその前に、いつまでにどのくらいの量を終了させればいいのか教えてください。
ハレルヤ
では、詳細をお待ちしております。😀
依頼人
この仕事は君に頼むしかない!ってすぐに思ったんだよ!だから、本当に嬉しいよ。🙂
ハレルヤ
ありがとう!うん、ぜひ協力したいけど、逆にこちらから最短でどれくらいでやれるかも伝えられるから、もう少し詳細教えて。
依頼人
出来上がりをどうエディットするかはまだわからないんだけど、ビッグなプロジェクトだからさ・・🙂
ハレルヤ
へえ!それはすごいね!・・・いやいや、そうじゃなくってさ、内容もだけど、まずは完成目安というか、締切をさ・・・
依頼人
プロジェクトが上手くいけば、もっと大きなギャラになる可能性もあるよ、ハハ!😂
ハレルヤ
・・・って、話し聞かんかい、ゴルァアァアァァアアァ!🔥

 

 

と、まあ、こんな感じで、話しが飛んでしまうわけですよ。

飛ばないように追求すると「何回言わすねん!」という感じにもなって、大変疲れます。

 

あ、もちろん「話し聞かんかい、ゴルァ!🔥」・・などとは決して言いません。

言わないですよ。そんなお下劣な。

他のメッセージ内容も変えてます。取り急ぎ、ニュアンスはこんな感じ、ということです。

 

なんだかんだと、過程から最後まで吹き出しでやりとりしましたが、後から相違があること、あること!😅

それが疲れたんですね、きっと。仕事自体は楽しかったけど、微妙なストレスが発生したのは、追々textが届くたびに「最初に言ってよ!」という事ばかりで。ぶっちゃけますと作業した後に「ポンッ」と追加要請がきて、二度手間に。

 

一回でばしっ!と最初に伝えれば終わることが、後から後からになるんで、もう、余計時間かかってると思うんだ。

その場限りの連絡と返事は早いかもしれないけど、確実に時間の無駄だと思うわ、私は。

 

あと、もう一つ・・

私はLINEはやってないので、上記の例は別の海外でよく使われるツールなわけなんですけど、もちろん既読的なものはつきます。割とどうでもいい機能なので気にもならないんだけど。

 

 

しかし、今回の例の時は、初めて「既読ってめんどくさいナ」「というか、既読スルーすんな!的に思われちゃったのかな?」と、思いました。😭

 

私が相手のTextを読むでしょ、そしたら、返答に困るようなややこしい内容を書いてるので「うーん」「これはどうしたもんかねぇ」と、解釈しながら返答を考えてたんですワ。でも、本当に開いて1〜2分ですよ。そしたら、すかさず返事が来るんです。

 

「今君が読んだのを確認したんだけど、急いでるので返事欲しい」と。

 

 

ひぇぇぇぇえぇぇぇえ〜〜😱

 

 

見張られてるやん!🙀

 

 

びっくりしたわ、もう!

 

 

もしも、一般社会で、こう言ったツールが常識となっており、仕事の上席あたりから上記のような感じで連絡がしょっちゅう来るとしたら、私なら病む。(笑)

 

相手にもよるのかな。

使い方をうまく仕事に取り入れたり、お互いに節度を持っていれば便利は便利だしね。

やっぱり、この私のケースの究極のストレス原因は、やっぱり最後の「既読後の煽り」だと思います?

 

 

ちゃんちゃん!